HolaReply für Shopify: Datenschutzerklärung

Dies ist eine Übersetzung zu Ihrer Information. Maßgeblich ist die englische Fassung. English

Zuletzt aktualisiert: 11. Oktober 2026

Diese Richtlinie erläutert, was die HolaReply-App für Shopify („die App“) liest, speichert und weitergibt, wenn ein Händler sie in seinem Shopify-Shop installiert und wenn die Kunden des Shops den Chat nutzen.

Wer wir sind

HolaReply wird entwickelt von SEO Agency Inc. Kontakt: hola@holareply.com.

Bei den personenbezogenen Daten der Kunden eines Shops entscheidet der Händler, warum und wie sie verwendet werden (der Verantwortliche), und wir verarbeiten sie für den Händler (der Auftragsverarbeiter). Für die eigenen Kontodaten des Händlers sind wir der Verantwortliche.

Was die App tut

Die App fügt der Storefront des Händlers einen KI-Chat hinzu. Der Chat beantwortet Kundenfragen aus den eigenen veröffentlichten Inhalten des Shops, übergibt Themen, die der Händler sperrt (etwa individuelle Angebote), mit einem Anfrageformular an das Team des Händlers und ermöglicht es Kunden, ihre eigene Bestellung mit Bestellnummer und E-Mail-Adresse abzufragen.

Was die App in Ihrem Shop lesen darf

Wenn Sie die App installieren, erlauben Sie ihr, Folgendes zu lesen:

Shopify-Berechtigung	Was wir lesen	Warum
read_products	Veröffentlichte Produkte: Titel, Beschreibung, Varianten, Preis, Verfügbarkeit, Bilder	Um Fragen zu beantworten und Produktkarten anzuzeigen
read_content	Veröffentlichte Seiten und Blogartikel	Um Fragen zu beantworten
read_legal_policies	Ihre Shop-Richtlinien (Erstattung, Versand, Datenschutz, Bedingungen)	Um Fragen zu beantworten
read_discounts	Laufende automatische Rabatte (Titel, Zusammenfassung, Zeitraum)	Um aktuelle Angebote korrekt zu erwähnen
read_orders	Jeweils eine Bestellung, nur wenn ein Kunde danach fragt: Bestellnummer, die E-Mail-Adresse der Bestellung, Datum, Zahlungs- und Versandstatus, Versanddienstleister, Sendungsnummer und Tracking-Link	Um diesem Kunden den Status seiner eigenen Bestellung anzuzeigen

Wir lesen keine Kundenkonten, Adressen, Zahlungsdaten oder Ihre anderen Bestellungen. Wir verwenden nur veröffentlichte Inhalte; Entwürfe und ausgeblendete Produkte werden nicht indexiert. Die Shopify-Berechtigung read_orders umfasst Bestellungen der letzten 60 Tage.

Was wir speichern

Was	Personenbezogene Daten?	Wie lange
Ein Index Ihrer veröffentlichten Inhalte (Textabschnitte und deren Suchvektoren)	Nein	Solange die App installiert ist; entfernt, wenn Sie den Eintrag depublizieren oder löschen
Ihre Einstellungen (Name des Assistenten, Begrüßung, Farbe, gesperrte Themen, KI-Auswahl)	Nein	Solange die App installiert ist
Ihr eigener KI-Schlüssel, falls Sie einen hinterlegen	Nein (ein Geheimnis)	Verschlüsselt; bis Sie ihn entfernen oder die App deinstallieren. Wird nie wieder angezeigt und nie protokolliert
Das Shopify-Zugriffstoken Ihres Shops	Nein (ein Geheimnis)	Verschlüsselt; bis Sie die App deinstallieren
Chatgespräche: die Fragen des Kunden, die Antworten, die Sprache und Kontaktdaten, falls der Kunde sie hinterlassen hat	Ja	Bis Sie sie löschen oder 30, 90 bzw. 365 Tage nach der letzten Nachricht, wenn Sie in den Einstellungen einen Zeitraum wählen, dann automatisch gelöscht; immer 48 Stunden nach der Deinstallation gelöscht
Anfragen, die ein Kunde über das Formular des Chats sendet: Name, E-Mail, Telefon, Nachricht und die zuvor gestellte Frage	Ja	Solange die App installiert ist; angezeigt auf der Seite „Anfragen“ der App (mit CSV-Download) und per E-Mail an die Adresse Ihres Shops gesendet, sofern Sie das nicht abschalten
Ein Protokoll darüber, wer die Daten Ihrer Kunden in der App angesehen hat (die Shopify-Benutzer-ID Ihrer Mitarbeiter, die Uhrzeit, die Adresse)	Ja (die Ihrer Mitarbeiter)	Ein Jahr; die letzten 90 Tage sehen Sie in der App
Bestellabfragen	Bestelldaten werden dem Kunden angezeigt und nicht gespeichert	Nicht aufbewahrt
Nutzungszähler für Ihren Tarif (Anzahl der KI-Gespräche pro Zeitraum)	Nein	Solange die App installiert ist

Wir verwenden keine Tracking- oder Werbe-Cookies. Der Chat speichert ein Gesprächstoken im Sitzungsspeicher (Session Storage) des Browsers des Kunden, der beim Schließen des Tabs geleert wird. Wir speichern keine IP-Adressen von Kunden zusammen mit Gesprächen; zur Missbrauchsabwehr bewahren wir einen Einweg-Hash der IP-Adresse in einem kurzlebigen Zähler auf (ein Zeitfenster von höchstens einer Stunde), den die tägliche Bereinigung löscht.

Was an den KI-Anbieter geht

Um eine Frage zu beantworten, senden wir dem KI-Anbieter:

• Auszüge aus den veröffentlichten Inhalten Ihres Shops;
• die Frage des Kunden und die letzten Nachrichten des Gesprächs, nachdem jede E-Mail-Adresse und Telefonnummer entfernt wurde;
• die Anweisungen für die Antwort (Ihre gesperrten Themen, die Sprache).

Nie an die KI gesendet: Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Firmen aus dem Anfrageformular oder aus den Kontaktdaten des Gesprächs sowie jegliche Bestelldaten aus der Sendungsverfolgung. Wenn ein Kunde seinen eigenen Namen in eine Frage schreibt, lässt er sich nicht von gewöhnlichen Wörtern unterscheiden und wird als Teil der Frage gesendet.

Welcher Anbieter:

• HolaReply AI (Standard): die Gemini API von Google, aufgerufen mit unserem kostenpflichtigen Schlüssel.
• Ihr eigener Schlüssel, falls Sie ihn wählen: Google Gemini, OpenAI oder Anthropic, direkt mit Ihrem Schlüssel aufgerufen. Bei OpenAI verlangen wir, dass Anfragen nicht gespeichert werden (store: false). Die Nutzung Ihres eigenen Schlüssels unterliegt zusätzlich den Bedingungen des jeweiligen Anbieters. Hinweis: Google kann Eingaben, die mit Gemini-Schlüsseln des kostenlosen Tarifs gesendet werden, zur Verbesserung seiner Produkte nutzen; verwenden Sie einen kostenpflichtigen Schlüssel, wenn Ihnen das wichtig ist.

Wir verwenden die Daten Ihres Shops oder die Gespräche Ihrer Kunden nicht zum Training eines KI-Modells, und wir verkaufen oder teilen keine personenbezogenen Daten zu Werbezwecken.

Unterauftragsverarbeiter

Dienst	Wofür	Was er erhält	Wo
Google (Gemini API)	Antworten und der Suchindex (HolaReply AI oder Ihr Gemini-Schlüssel)	Shop-Inhalte; Fragen ohne E-Mail-Adressen und Telefonnummern	Außerhalb des EWR
OpenAI	Nur wenn Sie OpenAI mit Ihrem eigenen Schlüssel wählen	Dasselbe	Außerhalb des EWR
Anthropic	Nur wenn Sie Claude mit Ihrem eigenen Schlüssel wählen	Dasselbe	Außerhalb des EWR
Resend	E-Mails: an Sie (neue Anfragen, die wöchentliche Zusammenfassung, Ihr Konto), an Ihr Team (Anmeldecodes für den Desk, ihnen zugewiesene Chats) sowie die Antworten Ihres Teams an Kunden	E-Mail-Adressen und der Inhalt der E-Mails (eine Anfrage-E-Mail enthält die Anfrage)	Außerhalb des EWR
Hostinger International Ltd	Der Server, auf dem die App läuft (ein virtueller privater Server)	Alles, was wir speichern	Außerhalb des EWR
Cloudflare, Inc.	Netzwerk und Sicherheit vor app.holareply.com; Speicherung der verschlüsselten externen Sicherungskopie (R2)	Anfragen während der Übertragung; verschlüsselte Backups (14 Tage)	Globales Netzwerk; Backups außerhalb des EWR
Shopify	Die Plattform und die Abrechnung	Was Shopify ohnehin bereits vorliegt	—

Nur wenn Sie sie aktivieren (Pro und Business, im Desk unter „Integrationen“), gehen Anfragen zusätzlich dorthin, wohin Sie sie senden. Dies sind Ihre eigenen Dienste, nicht unsere Unterauftragsverarbeiter; Sie wählen sie aus, und es gelten deren Bedingungen:

Ihre Wahl	Was er erhält
Ihr Telegram-Bot und -Chat	Jede neue Anfrage (Name, E-Mail, Telefon, Firma, die Frage) und was dieser Kunde als Nächstes schreibt; Ihre Antworten aus Telegram gehen an den Kunden zurück
Ihre Webhook-Adresse (Zapier, Make, n8n, ein CRM)	Jede Anfrage als JSON, signiert mit Ihrem Secret

Sicherheit

• HTTPS für den gesamten Datenverkehr: den Storefront-Chat, die App, die Webhooks von Shopify.
• Gespräche, die von Kunden angegebenen Kontaktdaten und Anfragen werden in unserer Datenbank verschlüsselt; Zugriffstoken, KI-Schlüssel und andere Geheimnisse ebenfalls. Die Schlüssel werden getrennt von der Datenbank aufbewahrt.
• Die Daten jedes Shops werden von denen aller anderen Shops getrennt gehalten; die App prüft bei jeder Admin-Anfrage das Sitzungstoken von Shopify und bei jedem Webhook die Signatur von Shopify.
• Nur unsere technischen Mitarbeiter können mit SSH-Schlüsseln auf den Server zugreifen. Jeder Zugriff auf die Daten Ihrer Kunden, in der App oder auf unserer Seite, wird protokolliert; dieses Protokoll können Sie in der App einsehen.
• Backups werden täglich erstellt, verschlüsselt und 14 Tage lang aufbewahrt, sodass gelöschte Daten bis zu 14 Tage lang in einem verschlüsselten Backup verbleiben können. Eine weiterhin verschlüsselte Kopie jedes Backups wird für dieselben 14 Tage bei Cloudflare aufbewahrt.
• Wir haben eine schriftliche Richtlinie für Sicherheitsvorfälle: Sind die Daten Ihres Shops von einer Verletzung betroffen, informieren wir Sie innerhalb von 72 Stunden.

Ihre Rechte (Händler)

Sie können die Gespräche und Anfragen Ihres Shops in der App einsehen (und die Anfragen als CSV herunterladen), sehen, wer sie angesehen hat, Ihre Einstellungen ändern und Ihren eigenen KI-Schlüssel jederzeit entfernen. Unsere Bedingungen und unser Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum) (holareply.com/shopify-terms/ und holareply.com/dpa/) legen fest, wie wir die Daten Ihrer Kunden für Sie verarbeiten. Sie können uns unter hola@holareply.com um eine Kopie der Daten bitten, die wir für Ihren Shop speichern, oder um deren Löschung. Die Deinstallation der App löscht alles, was wir für Ihren Shop speichern, 48 Stunden später (eine schnelle Neuinstallation verliert also nichts) oder sofort, wenn Shopify uns seine Löschanfrage sendet. Das Einzige, was wir behalten, ist die myshopify.com-Adresse Ihres Shops und das Datum, an dem sein kostenloser Test begann, damit jeder Shop nur einen kostenlosen Test erhält; dies enthält keine personenbezogenen Daten über Sie oder Ihre Kunden.

Die Rechte Ihrer Kunden

Kunden können den Shop um eine Kopie ihrer Daten oder um deren Löschung bitten. Shopify leitet diese Anfragen an uns weiter:

• Datenauskunft (customers/data_request): Wir stellen die Gespräche und Anfragen zusammen, die mit der E-Mail-Adresse oder Telefonnummer dieses Kunden verknüpft sind, und zeigen sie Ihnen in der App an (Gespräche › Datenanfragen von Kunden), damit Sie sie an den Kunden senden können.
• Löschung (customers/redact): Wir löschen die Gespräche und Anfragen dieses Kunden in Ihrem Shop.
• Löschung des Shops (shop/redact): Wir löschen sämtliche Daten Ihres Shops.

Ein Kunde kann uns auch unter hola@holareply.com schreiben; wir leiten die Anfrage an den Shop weiter, da der Shop über die Daten seiner Kunden entscheidet.

Kinder

Die App ist für Kunden des Shops des Händlers bestimmt und richtet sich nicht an Kinder. Wir erheben nicht wissentlich Daten von Kindern.

Internationale Übermittlungen

Der Server der App und die meisten unserer Unterauftragsverarbeiter befinden sich außerhalb des EWR. Werden personenbezogene Daten aus der EU, dem Vereinigten Königreich oder der Schweiz übermittelt, stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln (und den UK-Zusatz) in den Datenverarbeitungsbedingungen unserer Unterauftragsverarbeiter.

Änderungen

Wenn wir diese Richtlinie ändern, aktualisieren wir das Datum oben und informieren Händler bei wichtigen Änderungen in der App oder per E-Mail.

Kontakt

SEO Agency Inc — hola@holareply.com — https://holareply.com