Veri işleme eki

Bu çeviri kolaylık sağlamak amacıyla sunulmuştur. Geçerli olan İngilizce sürümdür. English

Son güncelleme: 11 Ekim 2026

Bu ek (“DPA”), Shopify için HolaReply Hizmet Koşulları’nın ve her web sitesi için HolaReply hizmet koşullarının bir parçasıdır ve satıcı veya web sitesi sahibi (“siz”, veri sorumlusu) ile SEO Agency Inc (“HolaReply”, “biz”, veri işleyen) arasında geçerlidir. Uygulamayı veya hizmeti sağlamak için işlediğimiz, mağazanızın müşterilerine veya web sitenizin ziyaretçilerine ait kişisel veriler için geçerlidir. Bir web sitesi söz konusu olduğunda aşağıda “mağaza” web sitenizi, “müşteri” ise ziyaretçisini ifade eder; Shopify’ın veri talepleri ve sipariş sorgulamaları hakkında söylenenler yalnızca Shopify için geçerlidir. Bu ek, GDPR ve UK GDPR’ın 28. maddesini ve benzeri gizlilik yasalarını (sizin “hizmet sağlayıcınız” veya “veri işleyeniniz” olarak hareket ettiğimiz durumlarda) karşılamayı amaçlar.

1. İşlemenin ayrıntıları

Konu ve amaç	Uygulamanın sağlanması: mağaza önyüzündeki sohbette müşterilere mağazanızın içeriğinden yanıt verilmesi, taleplerin ve kilitli konuların ekibinize iletilmesi, sipariş durumu sorgulamaları, sohbetlerin ve taleplerin size gösterilmesi ve Shopify’ın veri taleplerine uyulması
Süre	Uygulama yüklü olduğu veya web sitesi HolaReply’da bulunduğu sürece; ardından 8. bölümde belirtildiği şekilde silme
İlgili kişiler	Sohbeti kullanan mağaza müşterileriniz ve ziyaretçileriniz
Kişisel veriler	Sohbet mesajları (sorular ve yanıtlar); bir müşterinin vermeyi seçtiği iletişim bilgileri (ad, e-posta, telefon, şirket) ve talep mesajı; yalnızca sipariş takibi için, müşterinin yazdığı sipariş numarası ve e-posta adresi ile siparişin e-posta adresi, durumu ve takip bilgileri (gösterilir, saklanmaz); müşterinin dili
Özel nitelikli veriler	Amaçlanmamıştır. Müşterilerden bu tür veriler istemeyin; bir müşteri yine de bunları sohbete yazabilir
İşlenmeyenler	Ödeme bilgileri, adresler, müşteri hesapları, sohbetlerle birlikte IP adresleri (yalnızca kısa ömürlü bir hız sınırlama sayacında tek yönlü bir özet)

2. Yükümlülüklerimiz

Biz:

1. yasa aksini gerektirmedikçe kişisel verileri yalnızca sizin belgelenmiş talimatlarınız doğrultusunda işleriz; bu talimatlar bu koşullar, bu DPA ve uygulamadaki ayarlarınızdır (yasa yasaklamadıkça size önce bildiririz);
2. verileri işlemeye yetkilendirdiğimiz herkesin gizlilik yükümlülüğü altında olmasını sağlarız;
3. 4. bölümdeki güvenlik önlemlerini uygularız;
4. alt veri işleyenleri yalnızca 5. bölümde belirtildiği şekilde kullanırız;
5. haklarını kullanan müşterilere (erişim, silme ve diğerleri) yanıt vermenizde makul ölçüde size yardımcı oluruz: Shopify’ın customers/data_request ve customers/redact talepleri uygulama tarafından otomatik olarak işlenir ve talepler uygulamada görüntülenip indirilebilir;
6. bizim işlememizi ilgilendirdiği ölçüde güvenlik, ihlal bildirimi, etki değerlendirmeleri ve otoritelerle istişareler konusunda size yardımcı oluruz;
7. hizmetin sonunda verileri sileriz (8. bölüm);
8. bu DPA’ya uyumu göstermek için gereken bilgileri sağlar ve 9. bölümde belirtildiği şekilde denetimlere izin veririz;
9. bir talimatın veri koruma mevzuatını ihlal ettiğini düşünürsek bunu derhal size bildiririz.

Kişisel verileri satmayız, bağlamlar arası davranışsal reklamcılık için paylaşmayız, yapay zeka modellerini eğitmek için kullanmayız veya diğer mağazaların verileriyle birleştirmeyiz.

3. Yükümlülükleriniz

İşleme için hukuki bir dayanağınız olduğunu, müşterilerinize yasanın gerektirdiği bilgileri verdiğinizi (gizlilik bildiriminiz sohbetten ve HolaReply’dan bahsetmelidir) ve talimatlarınızın yasaya uygun olduğunu onaylarsınız.

4. Güvenlik önlemleri

• İletim sırasında şifreleme: mağaza önyüzündeki sohbet, yönetim paneli ve webhook’lar için HTTPS (TLS).
• Depolamada şifreleme: sohbet mesajları, bir sohbetin iletişim bilgileri ve her talep alanı veritabanında şifrelenir (anahtarları veritabanı dışında tutulan XSalsa20-Poly1305); müşteriler yalnızca e-posta adreslerinin veya telefon numaralarının anahtarlı özetleriyle aranır. Erişim belirteçleri ve yapay zeka anahtarları da şifrelenir. Günlük yedekler ayrı bir anahtarla şifrelenir (AES-256-GCM).
• Yalıtım: her mağazanın verileri ayrı tutulur; her istek Shopify’ın oturum belirtecine veya webhook imzasına göre kontrol edilir.
• Veri en aza indirme: bir yapay zeka sağlayıcısına gönderilen her şeyden e-posta adresleri ve telefon numaraları çıkarılır; iletişim alanları ona asla gönderilmez; sipariş verileri asla saklanmaz veya bir yapay zekaya gönderilmez.
• Erişim kontrolü ve kayıt: sunucuya en fazla iki kişi tarafından yalnızca SSH anahtarlarıyla erişim; müşteri verilerinin her görüntülenmesi (uygulamada veya bizim tarafımızdan) bir yıl saklanan bir erişim kaydına işlenir ve bu kaydın son 90 gününü uygulamada görebilirsiniz.
• Saklama: sohbetler siz silene kadar tutulur veya bir süre seçerseniz son mesajdan 30, 90 veya 365 gün sonra silinir; uygulamayı kaldırdıktan 48 saat sonra her şey silinir; yedekler 14 gün saklanır.
• Olay müdahalesi: yazılı bir politika (6. bölüm).
• Site dışı kopya: her günlük yedek, hâlâ şifrelenmiş olarak, özel bir Cloudflare R2 deposunda da 14 gün saklanır.

5. Alt veri işleyenler

Aşağıdaki alt veri işleyenler için genel yetki verirsiniz. Bir alt veri işleyen eklemeden veya değiştirmeden en az 30 gün önce size bildiririz (uygulamada veya e-postayla ve bu sayfada); makul veri koruma gerekçeleriyle itiraz edebilirsiniz ve itirazı karşılayamazsak uygulamayı kullanmayı bırakabilirsiniz. Her alt veri işleyeni en az bu DPA kadar koruyucu veri koruma koşullarıyla bağlarız ve onlardan sorumlu olmaya devam ederiz.

Alt veri işleyen	Amaç	Veriler	Konum
Google LLC (Gemini API)	Yapay zeka yanıtları ve arama dizini (HolaReply AI veya Gemini anahtarınız)	Mağaza içeriği; e-posta adresleri ve telefon numaraları çıkarılmış müşteri soruları	AEA dışında
OpenAI, L.L.C.	Yalnızca kendi anahtarınızla OpenAI’ı seçerseniz	Aynısı	AEA dışında
Anthropic, PBC	Yalnızca kendi anahtarınızla Claude’u seçerseniz	Aynısı	AEA dışında
Resend (Plus Five Five, Inc.)	Size ve ekibinize gönderilen e-postalar ve ekibinizin müşterilere yanıtları	E-posta adresleri ve e-postaların içeriği	AEA dışında
Hostinger International Ltd	Uygulamanın çalıştığı sunucu (sanal özel sunucu)	Sakladığımız tüm veriler (şifrelenmiş alanlar yukarıdaki gibi)	AEA dışında
Cloudflare, Inc.	app.holareply.com önündeki ağ ve güvenlik; şifrelenmiş site dışı yedek kopyanın depolanması (R2)	İletim halindeki istekler; şifrelenmiş yedekler (14 gün)	Küresel ağ; yedekler AEA dışında
Shopify	Platform ve faturalandırma	Shopify’ın zaten sahip olduğu bilgiler	—

6. Kişisel veri ihlalleri

Mağazanızın verilerini etkileyen bir kişisel veri ihlalinden haberdar olduktan sonra, gecikmeksizin ve 72 saat içinde, mağazanızın e-posta adresine bildiğimiz bilgilerle size bildirimde bulunuruz: ihlalin niteliği, ilgili veriler ve kişiler, olası sonuçlar, bizim yaptıklarımız ve sizin yapmanız gerekenler ile bir iletişim adresi (support@holareply.com). Daha fazla bilgi edindikçe sizi bilgilendirmeye devam ederiz. Olay müdahale politikamız süreci açıklar.

7. Uluslararası aktarımlar

Biz ve bazı alt veri işleyenlerimiz verileri AEA, Birleşik Krallık ve İsviçre dışında işler. Bu tür veriler aktarıldığında aktarım, Avrupa Komisyonu Standart Sözleşme Hükümleri (Komisyon’un (AB) 2021/914 sayılı Uygulama Kararı: veri sorumlusundan veri işleyene aktarımlar için modül 2 ve alt veri işleyenlerimize sonraki aktarımlar için modül 3), Birleşik Krallık Uluslararası Veri Aktarım Eki (UK International Data Transfer Addendum) ve İsviçre verileri için bu hükümlere ilişkin İsviçre değişiklikleri (bunların tümü atıf yoluyla bu eke dahil edilmiştir) ya da bir alt veri işleyenin Veri Gizliliği Çerçevesi (Data Privacy Framework) kapsamındaki sertifikası gibi başka bir hukuki mekanizma ile güvence altına alınır.

8. Silme

Uygulamayı kaldırdığınızda mağazanızın tüm verileri 48 saat sonra (böylece bu süre içinde yeniden yükleme yaparsanız hiçbir şey kaybolmaz) veya Shopify shop/redact talebini gönderdiğinde hemen silinir. Silinen veriler 14 güne kadar şifrelenmiş yedeklerde kalabilir; bu sürenin ardından tamamen silinir. Uygulamayı kaldırmadan önce taleplerinizi uygulamadan CSV olarak indirebilirsiniz.

Bir web sitesi için silinmesini bizden (support@holareply.com) isteyin: sohbetleri, talepleri, içeriği ve ekibi 7 gün içinde silinir ve bundan 14 gün sonra şifrelenmiş yedeklerden de çıkar. O zamana kadar bu veriler siz silene kadar veya Desk’te seçtiğiniz süre boyunca saklanır.

9. Denetimler

Yazılı talep üzerine, yılda en fazla bir kez (veya bir ihlalden sonra), makul bir güvenlik anketini yanıtlar ve bu DPA’ya uyumu gösteren belgeleri sağlarız. Yasanın bir yerinde inceleme gerektirdiği durumlarda inceleme, 30 gün önceden bildirimle, çalışma saatleri içinde, gizlilik yükümlülüğü altındaki bir denetçi tarafından, masrafları size ait olmak üzere ve diğer müşterilerin verilerine erişim olmaksızın yapılır.

10. Öncelik sırası

Bu DPA ile koşullar kişisel veriler konusunda çelişirse bu DPA uygulanır; Standart Sözleşme Hükümleri, uygulandıkları durumlarda her ikisine de üstün gelir.

İletişim

SEO Agency Inc (HolaReply) — support@holareply.com